L'Article 16 du règlement GPSR (UE) 2023/988 impose une exigence souvent méconnue mais cruciale : tout fabricant établi hors de l'Union Européenne doit désigner une « personne responsable » établie dans l'UE avant de pouvoir mettre ses produits sur le marché européen. Voici tout ce que vous devez savoir.
Qui est la Personne Responsable EU ?
La Personne Responsable (PR EU) est un opérateur économique établi dans l'Union Européenne qui accepte formellement d'assumer les obligations réglementaires du fabricant non-européen vis-à-vis des autorités européennes de surveillance du marché.
Elle sert de point de contact officiel pour les autorités nationales en cas de questions sur la sécurité d'un produit, d'enquête ou de procédure de rappel. Contrairement à ce qu'on pourrait penser, la PR EU n'est pas nécessairement une grande structure — il peut s'agir d'une société spécialisée dans ce service, d'un importateur européen, ou même d'une filiale créée par le fabricant.
Le terme « responsable » peut prêter à confusion : la PR EU n'assume pas la responsabilité pénale du fabricant en cas de défaut de produit. Sa responsabilité se limite aux obligations documentaires : vérifier que la documentation GPSR est en ordre avant de mettre le produit sur le marché, et la mettre à disposition des autorités.
Qui doit désigner une Personne Responsable EU ?
L'obligation s'applique à tout fabricant dont le siège social est établi en dehors de l'Union Européenne. Concrètement, cela inclut :
Les fabricants et marques basés en Chine, en Asie du Sud-Est, aux États-Unis, au Canada, en Australie — bref, tout pays hors UE et hors Espace Économique Européen.
Important : le Royaume-Uni est hors UE depuis le Brexit. Les fabricants britanniques vendant en EU doivent également désigner une PR EU (séparée de leur représentant UKCA pour le marché britannique).
Si vous êtes basé en France, en Allemagne, en Espagne ou dans un autre État membre de l'UE, vous n'avez pas besoin de PR EU — vous assumez directement les obligations en tant que fabricant ou importateur EU.
Les obligations concrètes de la Personne Responsable EU
Selon l'Article 16(3) du GPSR, la PR EU doit s'acquitter des missions suivantes :
Vérification de la documentation : s'assurer que le dossier technique et la déclaration UE de conformité ont été établis par le fabricant et qu'ils sont conformes aux exigences du GPSR.
Conservation des documents : conserver une copie de la déclaration de conformité et veiller à ce que le dossier technique soit accessible pendant 10 ans.
Point de contact réglementaire : être joignable par les autorités nationales et leur communiquer, sur demande, la documentation requise dans un délai raisonnable.
Actions correctives : en cas de risque identifié, coopérer avec les autorités et prendre les mesures correctives nécessaires (rappel, retrait du marché, correction de l'étiquetage).
Mention obligatoire : les coordonnées de la PR EU (nom/raison sociale, adresse, email, téléphone) doivent figurer sur le produit, son emballage ou la documentation jointe.
Comment désigner une Personne Responsable EU : les options
Option 1 — Prestataires de service spécialisés (EU Responsible Person services) : des sociétés proposent ce service moyennant un abonnement annuel. Le tarif varie généralement de 150 à 500 € par an par marque, selon le prestataire et le volume de produits. C'est l'option la plus simple pour les petits vendeurs.
Option 2 — Votre importateur ou distributeur européen : si vous avez un partenaire logistique ou commercial en Europe, il peut assumer le rôle de PR EU. Cela nécessite un accord contractuel explicite et que votre partenaire soit informé de ses obligations.
Option 3 — Créer une entité européenne : pour les vendeurs ayant un volume significatif (plusieurs millions d'euros de ventes EU annuelles), créer une SAS en France, une GmbH en Allemagne ou une Ltd en Irlande peut être pertinent. Cette entité sera votre PR EU et pourra également assumer d'autres fonctions commerciales.
Quelle que soit l'option, la désignation doit être formalisée par un document contractuel entre le fabricant et la PR EU, précisant les produits concernés, les marchés couverts et les obligations respectives.
Personne Responsable EU et Amazon : ce qu'Amazon exige exactement
Amazon EU a intégré l'exigence de PR EU dans ses politiques de conformité vendeur. Pour les catégories soumises au GPSR, Amazon demande :
Que les coordonnées de la PR EU soient renseignées dans Seller Central (onglet Compte > Informations légales > Personne responsable).
Que ces coordonnées soient également visibles sur le produit ou son emballage (étiquette, insertion dans le carton ou notice).
Que la documentation soit uploadée dans la section Conformité de Seller Central pour les catégories à risque élevé.
Amazon procède régulièrement à des audits et peut demander une mise à jour de la documentation. Une adresse email et un numéro de téléphone valides sont indispensables — les autorités ou Amazon doivent pouvoir joindre la PR EU dans des délais raisonnables.
En résumé
La désignation d'une Personne Responsable EU n'est pas une formalité optionnelle — c'est une condition légale préalable à la mise sur le marché EU pour tout fabricant non-européen. Si vous vendez sur Amazon EU sans l'avoir fait, vous opérez en dehors des exigences légales. La bonne nouvelle : le coût de cette conformité est modeste au regard des risques qu'elle permet d'éviter.